Jak przechowywać sporą ilość dokumentów, by każdy z nich miał swoje miejsce, nie zajmował go dużo i – co najważniejsze – można go było szybko i sprawnie znaleźć? W tym celu powstała szafa kartotekowa. To naprawdę pojemna i dobrze zaprojektowana szafa, która powstała specjalnie po to, by pomieścić olbrzymią ilość dokumentów. O tym, gdzie najczęściej spotkać można taką szafę, w poniższym tekście.
Czym jest szafa kartotekowa?
Podstawowe pytanie – czym jest szafa kartotekowa? Jak już wspomniano, to specjalna szafa lub szafka, która została wykonana w taki sposób, by można było w niej umieścić sporą ilość dokumentów, a następnie łatwo znaleźć pojedynczy arkusz. Równie ważne jest, by ten pojedynczy dokument z łatwością wyciągnąć, nie robiąc nieporządku i nie dezorganizując pozostałych. W miejscach, gdzie tych dokumentach przechowywać trzeba sporo, ważne jest, by wszystko zawsze znajdowało się na swoim miejscu.
Zaletą szaf kartotekowych jest ich konstrukcja. Są to stosunkowo masywne szafki, których otwarcie nie stanowi jednak większego problemu. Szafy wykonane są najczęściej z metalu, więc ich wytrzymałość jest na wysokim poziomie. W wielu przypadkach przechowywane w szafkach dokumenty chronią prywatność osób, których dotyczą – wtedy ważne jest, by szafka była zamykana na klucz. A w jakich miejscach życie bez takiego przedmiotu byłoby naprawdę utrudnione?
Gdzie najczęściej można spotkać szafę kartotekową?
Dokumenty kojarzą nam się z biurami. I oczywiście, tam bardzo często w archiwach spotkać można szafę kartotekową. Jednak w biurach, które odwiedzają klienci, ważny jest wygląd, dlatego dokumenty najczęściej przechowywane s w segregatorach, a te stoją na atrakcyjnych regałach. Biuro (adwokackie, rachunkowe czy podróży) to jednak niejedyne miejsce, które posiada zapotrzebowanie na przedmiot, jakim jest szafa kartotekowa.
Myśląc o dokumentach, nie można zapomnieć o dokumentacji medycznej. Tak, to właśnie w przychodniach czy szpitalach szafy kartotekowe są niezwykle ważnym przedmiotem. Dziś oczywiście coraz więcej miejsc ma takie dokumentacje dostępne w formie elektronicznej. Nie oznacza to jednak, że szafki kartotekowe przestały być użyteczne. Wręcz przeciwnie. Elektroniczne kopie zapasowe oraz archiwalne wersje papierowe to podstawa. Zmniejszają one bowiem prawdopodobieństwo, że coś pójdzie nie tak: papierowe dokumenty można zniszczyć lub zgubić (nie wspominając o pożarze). Jeśli chodzi natomiast o wersje elektroniczne, te można przypadkowo usunąć lub zawirusować.